Эгерде сиз бир нече кардарлар же долбоорлор менен иштөөнү талап кылган бизнесте же мектепте болсоңуз, анда туура берүү системасы өтө маанилүү. Документтерди тапшыруунун бир нече ыкмалары бар, бирок акыры сиздин система сиздин муктаждыктарыңызды чагылдырышы керек. Эффективдүү системага даярдануунун эң жакшы жолу - уюмда иштөө үчүн бир нече күндү бөлүп коюу.
Кадамдар
Метод 3 3: Жаңы файл берүү системасына даярдануу
Кадам 1. Бардык материалдарыңызды чогултуп алыңыз
Туура системаны орнотууга аракет кылардан мурун, бардык документтериңизди чогултушуңуз керек. Документтериңиз болушу мүмкүн болгон бардык жерлерди кыдырып, бардыгын бир үймөгө жайгаштырыңыз. Сизде болгон бардык активдүү жана активдүү эмес иштерди туура эсепке ала алышыңыз үчүн убакыт бөлүңүз.
- Документтериңиз менен иштөө үчүн үстөлдү тазалоо менен эрте пландаңыз.
- Эгерде сиз башка бирөөнүн документтерин жаңы берүү системасына ылайыкташтырып жатсаңыз, учурдагы системадан бардык документтерди алып салыңыз. Бардык документтерди иштеп чыгып, жаңы системага даярдансаңыз жакшы болмок.
Кадам 2. Бардык документтерди карап чыгыңыз
Бул процесстин оор бөлүгү, бирок ошол эле учурда уюшулган болуу үчүн өтө маанилүү кадам. Файлдардын бардыгын банктык көчүрмөлөр, кредиттик карттар боюнча эсептер жана ипотекалык төлөмдөр сыяктуу негизде бөлүңүз. Бул тажатма көрүнүшү мүмкүн, бирок эмне менен иштеп жатканыңызды аныктоо үчүн үймөгүңүздөгү ар бир документти карап чыгыңыз.
- Ар бир кагазды окуунун кереги жок, бирок кыскача маалымат сизге жардам берет.
- Post-it эскертүүлөрү сизге керектүү болгон документтерди белгилөө үчүн жакшы.
3 -кадам. Үймөлөрдү орнотуңуз
Документтериңизди иретке келтире баштаганыңызда, тиешелүү документтерди чогуу кармоо пайдалуу болмок. Сиз "Nickelback" кардарына тиешелүү бардык документтерди бир үймөгө жайгаштыра аласыз. Дагы бир мисал - жумушуңузду айларга карап үйүү.
- Хронологиялык тартипти билүү сиздин керектөөңүз үчүн пайдалуу болушу мүмкүн.
- Иш кагаздарын иреттөөдө приоритеттерди коюңуз. Өзгөчө маанилүү кагаздарды көргөнүңүздө, аларды тиешелүү үймөгүнүн үстүнө коюңуз.
Кадам 4. Өзүңүз каалагандай азайтыңыз
Сиз түзө турган дагы бир үймөк - бул таштанды үймөгү. Сизге документтериңиздин үймөгүн ыргытуунун кереги жок, бирок анча маанилүү эмес кагаздарды башка үймөлөрдөн бөлүп алышыңыз керек. Сиз туш келди кагаздар бара турган ар кандай үймөлөрдү орнотсоңуз болот.
Эгерде сиз кандайдыр бир документтерге муктаж эмес экениңизге 100% ишенсеңиз жана башка документке жарактуу шилтеме тарта албасаңыз, анда аларды жок кылыңыз. Эгер бир нерсе менен алектенүүдөн мурун бир нерсени ыргытып жиберүүгө уруксат болсоңуз, жогору жактагылардан сураңыз
Кадам 5. Манила папкаларын колдонуңуз
Арзан манила папкаларын колдонуу менен өзүңүз үчүн жөнөкөй нерселерди сактаңыз. Бул сиздин каражатка зыян келтирбейт жана каалаган файл берүү системасын жүргүзүүгө мүмкүндүк берет. Сиз каалаган офистик дүкөндөн манила папкаларын ала аласыз.
Кадам 6. Сиздин үймөгүңүздү өткөрүп бериңиз
Папкаңызга жол көрсөтүүчү катары мурда орнотулган үймөлөрдү колдонуңуз. Ар бир папканын мазмунун да иретке келтирилгенин текшериңиз. Сиз файлдын мазмунун ар бир кагаздын маанилүүлүгүнө жараша же хронология боюнча уюштурсаңыз болот.
- Алфавиттин негизинде файлдын мазмунун уюштуруудан алыс болуңуз. Алфавиттик уюм файл топторун уюштуруу үчүн эффективдүү иштейт.
- Папкаларды толтурганыңызда, манила папкаларын берүү кабинетине салыңыз.
Метод 2 3: Сизге ылайыктуу системаны түзүү
Кадам 1. Алфавиттик берүү системасын колдонуңуз
Алфавиттик берүү системасы адамдардын атын, кардарларды, авторлорду, кинолордун аттарын, китептерди ж.б. алуу керек болгондо жакшы иштейт, эгерде сиз оңой алуучу терминдерди колдонсоңуз, алфавиттик файл берүү системасы көбүнчө колдонуунун эң оңой системасы болуп саналат.
- Файлдарды тапшыруунун жана алуунун эң жакшы жолу - ар бир файлды белгилөө. Манила папкаларында файлдарды белгилөө үчүн иштелип чыккан кошумча өтмөк бар, бул сиздин издөө процессин жеңилдетет.
- Эгерде сиз кардарлар менен иштесеңиз, фамилия боюнча алфавиттөө натыйжалуу болот.
- Эгерде сизде файлдар көп болсо, уюштурууга жардам берүү үчүн кат бөлүмдөрүн түзүүнү карап көрүңүз. Бөлүмдөрдүн бөлүштүргүчтөрү чоң жана жөн эле бир тамгадан турат. Сиз тамгаларды "A-D" же "F-K" сыяктуу жуптарга бөлө аласыз.
Кадам 2. Актуалдуу тартипти колдонуңуз
Сиз ар кандай предметтер боюнча иштегенде же окуганда, тема же тема тартиби маалымат алуу үчүн абдан пайдалуу ыкма болушу мүмкүн. Мисалы, эгер сиз укукту окусаңыз, анда сизде контракт, конституциялык укук, кордук, административдик укук, эл аралык укук ж.
- Актуалдуу маалыматты уюштуруунун эң жакшы жолу - бул бөлүмдөрдү бөлүү. "Административдик мыйзам" сыяктуу мазмунга негизделген бөлүмүңүздү бөлүүчүлөрдү белгилеңиз.
- Бул система эң жакшы иштейт, эгер сизде ар кандай темалар болсо. Болбосо, сизде бир же эки бөлүштүрүүчү калат жана уюшулган система көп болбойт.
3 -кадам. Санариптик тапшырууну байкап көрүңүз
Берүү системасынын бул түрү даталарды же сандарды камтыган файлдар үчүн идеалдуу. Мисалы, эгерде сизде эсеп -фактуралар, дүмүрчөктөр, даталанган окуялар ж. Сиз ошондой эле бул параметрдин айын жана жылын белгилөөнү карасаңыз болот. Медициналык файлдар, мыйзамдык документтер, соттук иштер ж.
- Бул системаны сиз бир нече сандарды көрүүгө ыңгайлуу болсоңуз жана бул сандан маалыматты ала алсаңыз гана колдонуңуз.
- Өтүнмөлөргө цифраларды же даталарды белгилеңиз жана номерленген мааниге жараша уюштуруңуз. "1" менен баштаңыз жана төмөнкү сандардын маанисин жогорулатыңыз.
- Эгерде сиз айлар менен тапшырып жатсаңыз, январь айынан баштап декабрь айына чейин жылыңыз. Сиз ар бир ай үчүн бөлүүчүлөр менен пайда аласыз.
Кадам 4. Түстү коддоону колдонуңуз
Бул чыгармачыл тапшыруу үчүн эң сонун жана визуалдык эс тутуму жакшы болгондор үчүн өзгөчө эффективдүү. Бул түстүү коддоого негизделген ар кандай предметтерге кайчылаш шилтеме берүүгө жардам берет. Сиз тапшыруу үчүн жогоруда айтылган техникалардын бирин түстүү код менен жазсаңыз болот. Түс коддорун башка система менен жупташтыруу аркылуу сиз уюштуруу системаларынын айкалышын колдоно аласыз.
- Белгиленген толтуруу ыкмасына түс кошуунун эң оңой жолдорунун бири - жарыктандыргычтарды колдонуу. Сиз каалаган офистик дүкөндөн жарыктандыргычтардын ар кандай пакетин сатып ала аласыз.
- Түстү коддоонун дагы бир жолу - түстүү папкаларды колдонуу.
Кадам 5. Жыштык системасын колдонуңуз
Бул сиз дайыма колдонгон нерселер үчүн жакшы иштейт, бирок өз алдынча система болбошу керек. Ал башка системаны, мисалы, алфавиттик системаны, азыктандырышы керек. Көп берилүүчү маалыматты тапшыруу аймагыңыздагы топтоштурулган мейкиндикке кошуңуз, ал тез эле алынышы үчүн, мисалы, тапшырма кабинетинин суурмасынын алдыңкы жагында.
Сиз бул системаны колдонуп уюшкандыкта болбошуңуз керек. Учурда иштеп жаткан долбоорду алдыңкы сапта кармоо, ар дайым эффективдүү уюштурууга кепилдик бербейт
3 методу 3: Уюшкан системаны сактоо
Кадам 1. Документтерди дароо тапшырыңыз
Документ берүү тутумуңуздун эффективдүү иштешин камсыз кылуунун бир жолу - аны иштетип жатканда кагазды берүү. Документтерди кийинкиге калтырсаңыз, берүү системасы иштебейт. Документтерди тапшырууну адатка айлантуу сиздин өндүрүмдүүлүгүңүзгө жана жумуш процессине жардам берет.
Кадам 2. Өз мейкиндигиңизди жаңыртып туруңуз
Ар бир эки ай сайын сиз берүү системаңыздан өтүп, кыскача шыпырып турушуңуз керек. Баштапкы уюм үчүн бардык документтериңизди карап чыгуунун кажети жок. Бардык файлдарды текшерип, бардыгы уюштурулганын жана керектүү жерде экенин текшериңиз.
Алгачкы бир нече айдан кийин сиз тандаган система сиз үчүн иштеп жаткандыгын чагылдырсаңыз болот
Кадам 3. Бош орунду тазалаңыз
Жылына бир жолу сиз жумуш мейкиндиңизди чоңураак тазалашыңыз керек. Сизде дайыма колдонгон кээ бир файлдар болушу мүмкүн, бирок азыраак колдонулган башка файлдарды карап чыгыңыз. Колдонулбаган файлдарды ачып, бардык документтериңизди окуп чыгып, керексиз иш кагаздары бар -жогун текшериңиз.
Чаңдын топтолушун жок кылуу үчүн бардык файлдарды алып салыңыз жана шкафты нымдуу чүпүрөк менен аарчыңыз
Кеңештер
- Бул принциптер компьютерге же башка электрондук файл топторуна да колдонулушу мүмкүн.
- Алфавиттик тартипте жайгаштырылбаган файлдар үчүн индексти колдонуңуз. Бул алфавиттик тартипте болушу керек, ошондо сиз файлдарыңызды тез эле таба аласыз. Бул индексти файлдын алдына коюңуз.
- Үйүлгөн документтерди тазалоо жана иреттөө менен баштаңыз жана категорияларга, андан кийин суб-категорияларга иреттөө үчүн пост-it эскертүүлөрдү колдонуңуз.
- Башка жерге такыр туура келбеген нерселер үчүн ар кандай файлдын болушу пайдалуу.
