Офис файлдарын уюштуруу, айрыкча файлдарыңыз жана документтериңиз көп болсо, оор иш болушу мүмкүн, бирок бул оор процесс эмес. Алдын ала пландаштыруу жана файл системасы боюнча чечим кабыл алуу файлдарыңызды бизнесиңизге ылайыкташтырууга жардам берет жана маанилүү документтерди натыйжалуу табууга кепилдик берет. Файлдарыңыз жакшы тартипте болгондон кийин, файлдарыңызды ушундай жол менен сактоо үчүн ырааттуу системаны карманышыңыз керек.
Кадамдар
Метод 3: Системаны иштеп чыгуу
Кадам 1. Файл категорияларын түзүү
Файлдарыңызды иретке келтиргиңиз келсе, биринчи кезекте, сорттоо үчүн кайсы негизги категорияларды колдоно тургандыгыңызды чечиңиз. Ар кандай офистердин ар кандай категориялары болот, бирок жалпы система бирдей. Сиз файлдарыңызды мааниси боюнча иреттеген системаны табышыңыз керек.
Мисалы, эгер сиз юридикалык кеңседе иштесеңиз жана кардар файлдарын уюштурушуңуз керек болсо, анда сиз жалпы иштин түрлөрү боюнча иреттешиңиз мүмкүн: соттук териштирүү, пробация, корпоративдик, административдик жана башкалар
2 -кадам. Категорияларды орнотуңуз
Ар бир категория ичинде, сиз субкатегориялардын тизмесин иштеп чыгуу менен конкреттүү маалымат ала аласыз. Ар бир жеке кагазды эки термин менен аныктоого болот - жалпы категория, андан кийин субкатегория.
Мисалы, эгер сиз финансылык маселелер боюнча тапшыруу тутумун түзүп жатсаңыз, анда "Чыгуучу төлөмдөр" деген жалпы категорияңыз болушу мүмкүн, андан кийин сатуучулардын, жеткирүүчүлөрдүн, кызмат көрсөтүүлөрдүн, адистердин жана административдик чыгымдардын чакан категорияларын түзүшүңүз мүмкүн
Кадам 3. Түстү коддоо системасын колдонуңуз
Бул жөнөкөй угулат, бирок бул сиздин файлдарыңызды тез жетүү үчүн уюштуруунун эң эффективдүү жолу болушу мүмкүн. Колдонуу тутумуңузда канча категория бар экенин чечиңиз, анан ошол түстүү папкаларды колдонуңуз.
Толук түстүү папкаларды колдонуунун ордуна, кадимки манила папкаларын колдонуп, түстүү стикерлерди алууга болот. Андан кийин, көбүрөөк көрүнүү үчүн чаптамаларды үстүңкү өтмөккө, папканын четине же экөөнү жабыштырсаңыз болот
Кадам 4. Файлдарды энбелгиле
Сиздин офистеги ар бир файлдын азыр так орду бар. Ар бир папканын өтмөгүнө энбелгини так жана тыкан жазышыңыз керек, ошондо анын кайда таандык экенин билесиз. Ар бир папкадагы этикетка жалпы категориядан башталып, андан кийин белгилүү бир категорияга кошулушу керек. Мисалы, сатуучуларыңызга төлөмдөрдүн жазууларын камтыган папкада "Чыгуучу төлөмдөр / сатуучулар" деген жазуу болмок.
- Ар бир файлдагы энбелгилер мүмкүн болушунча тыкан жана ырааттуу түрдө басылышы керек. Сиз энбелгилерди форматтоого мүмкүндүк бере турган программалык пакеттерди абдан оңой сатып ала аласыз, ошондуктан аларды компьютериңиздин жардамы менен терип жана басып чыгара аласыз.
- Эгерде сиз этикеткаңызды компьютериңиз менен басып чыгарсаңыз, анда ариптин өлчөмүн жана стилин ырааттуу колдонушуңуз керек. Эгерде сиз кол менен басып жатсаңыз, анда ырааттуу жана мүмкүн болушунча тыкан болууга аракет кылышыңыз керек.
Кадам 5. Файлдарды алфавиттик тартипте иреттеңиз
Качан сиздин берүү системасы түзүлүп, сиз бардык папкаңызды түзгөндөн кийин, аларды иретке келтириңиз. Сиз жалпы папкаларды алфавиттик тартипте иреттешиңиз керек. Ар бир жалпы папкада, подкатегориялардын баары алфавиттик тартипте иреттелиши керек.
Сиз кээ бир маалыматты теманын энбелгиси боюнча эмес, датасы боюнча иреттөөнү тандай аласыз. Эгер андай болсо, анда файлдарыңызды алдыңкы жаңы нерселер менен иреттеп, эң эскисине же тескерисинче жылдыруунун мааниси барбы, өзүңүз чечишиңиз керек болот
Кадам 6. Ар бир тапшырма суурмасында бир нече сантиметр боштук калтырыңыз
Сиз берүү тутумун түзүп жатканда, файлдардын өсүшү үчүн орун калтырышыңыз керек. Убакыттын өтүшү менен, ар бир папкага кошуу үчүн дагы кагаздарды аласыз. Файлдарыңыздын кеңейиши үчүн орун калтырыңыз. Болбосо, орун бошотуу үчүн кийинчерээк бүтүндөй бөлүмдөрдү же файлдык суурмаларды жылдыруу кыйын тапшырманы аткарат.
Метод 2ден 3: Бузулган файлдарды сорттоо
Кадам 1. Документке муктаж болгон бардык материалдарды чогултуп алыңыз
Эгерде сиз уюштурулбаган жана баш аламан документтердин жыйнагынан баштасаңыз, анда кагаздарды чогултуудан башташыңыз керек болот. Жумуш ордун таап, бардыгын бир үймөккө чогултуп алыңыз. Андан кийин уюштуруу боюнча иштей аласыз.
Кадам 2. Документтерди "аракет" жана "берүү" үчүн эки топко бөлүңүз
"Биринчи кадам катары, тез арада иш -аракетти талап кылган нерселердин баарына папка же үймөк жасоо керек. Бул кагаздар берилбеши керек, болбосо сиз жасалышы керек болгон ишти унутпашыңыз мүмкүн. Бул "аракет" папкасын жакын арада чечүү үчүн четке коюңуз. Андан кийин калган документтерди тапшырууну улантыңыз.
"Аракет" файлын уюштуруңуз. Дароо чечилиши керек болгон документтерди сиз жасай турган жумуштун негизинде кичи топторго бөлүштүрүү керек. Мисалы, чалуу, жазуу, жеткирүү жана төлөө сыяктуу подкатегорияларды орнотуңуз
ЭКСПЕРТТИК КЕҢЕШ
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
3 -кадам. Ар бир кагазды бир жолу алыңыз
Сиз тапшырып жаткан бош кагаздарды иреттеп жатканда, аны карап жатканда ар бири жөнүндө чечим кабыл алыңыз. Кагазды алыңыз, аны окуп чыгыңыз, файл берүү тутумуңузга кайсы категорияга жана субкатегорияга таандык экенин чечип, анан аны таштаңыз. Мындай жол менен иштөө сизге документтериңиздин ырааттуулугуна жардам берет жана ар бир пункт менен бир гана жолу иштөө менен убакытты үнөмдөөгө жардам берет.
Ар бир нерсени карап жатканда, аны сактап калуу керекпи же жокпу аныкташыңыз керек. Эгерде кагаз мурунтан эле чечилип келген нерсе болсо жана сиз аны рекорд катары кармашыңыз керек болбосо, анда аны берүүдөн көрө, аны жокко чыгарууну ойлонуп көрүңүз
Кадам 4. Ар бир нерсени ачыңыз
Сиздеги кагаздардын көпчүлүгү кат алышып келген болушу мүмкүн жана конверттерде бүктөлгөн болушу мүмкүн. Кагаздарды конверттеринен алып салгыла, жалпак ачкыла, анан файлдарды жазгыла. Ар бир кагазды ушундай жол менен толтуруу, папкаларыңыз бүктөлгөн кагаздар чогулган жерде томпойбой, файл тартмасына бирдей жайгашуусуна жардам берет.
- Конверттерди сактоо керекпи же жокпу, чечиңиз. Көпчүлүк учурда, конверттер керексиз жана аларды таштоого болот. Бирок, эгер сизге жеткирүү же почта маркасынын далили керек болушу мүмкүн деп ойлосоңуз, анда конвертти кагаздарга тизип, чогуу кармашыңыз керек.
- Бир нече кагаз чогуу чапталууга тийиш. Бул нерселердин бөлүнүшүнө же жоголушуна жол бербейт. Степлер кагаз клиптерге караганда артыкчылыктуу, анткени (а) алар файлдарга көбүрөөк бирдей туура келет жана (б) аларда тайып кетүү көйгөйү жок.
3 -метод 3: Файлдарыңызды сактоо
Кадам 1. "Файлга" себетин колдонуңуз
Жаңы каттар кеңсеңизге киргенде же жаңы иш кагаздары түзүлгөндө, сиз аны дароо тапшыра албай калышыңыз мүмкүн. Мүмкүнчүлүк болгондо тапшырылышы керек болгон нерселердин бардыгын бир жерге жайгаштыруу керек. Сиздин үстөлүңүздөгү "Файлга" деп жазылган себет, даяр болгуңузча, бул кагаздарды четке кагуунун жакшы жолу.
Кадам 2. Берүү боюнча иштөө үчүн ырааттуу убакытты белгилеңиз
Мүмкүн болсо, күн сайын же жумада ырааттуу убакытты белгилеп, жаңы документтерди тапшыруу боюнча иштей аласыз. Эгерде сиз тапшырууну регулярдуу бөлүгү кылып койсоңуз, анда аны сактап калууңуз ыктымал.
- Мисалы, сиз күндүн документтерин тапшыруу үчүн ар бир күндүн акыркы жарым саатын бөлүп койсоңуз болот. Эгерде бул жетиштүү эмес болсо, анда сиз күнүнө эки жолу, түшкү тамакка кетердин алдында, анан ошол күнгө кетердин алдында эле аракет кылып көрүшүңүз мүмкүн.
- Ийгиликтин ачкычы ырааттуулук жана кайталоо.
Кадам 3. Файлдарга кире ала тургандардын системаны түшүнөрүн текшериңиз
Эгерде сиз файлдарыңызды колдонуп жаткан жалгыз адам болсоңуз, анда сиз түзгөн тартипти оңой эле сактай алышыңыз керек. Бирок, эгерде башка адамдар сиздин файлдарыңыздагы документтерди колдонушу керек болсо, анда алар сиз түзгөн системаны түшүнүп, ээрчишине ынанууңуз керек. Эгерде документтер туура эмес папкаларга салынып калса, анда берүү системасынын болушу пайдалуу эмес.
Эгерде сиз офистеги башка бирөөгө керектүү болгон нерсени алууну сунуштасаңыз, андан да натыйжалуу жана эффективдүү болушу мүмкүн, андан кийин бардыгын сизге түз кайтарып берүүсүн сураныңыз. Андан кийин, бардыгы туура жаңыртылганына ишенсеңиз болот
Кадам 4. Жашыруун документтерди коопсуз жерде сактаңыз
Кээ бир атайын материалдар өзүнчө, атайын жерлерде өткөрүлүшү мүмкүн. Мисалы, кээ бир кагаздарды сейфте же отко чыдамдуу кулпу кутусунда сактоо керек болушу мүмкүн. Кээ бир материалдарды банктын сейфинде же компанияңыздын адвокатынын офисинде сакташыңыз керек болушу мүмкүн.
Кадам 5. Файлдарыңызды үзгүлтүксүз карап туруңуз
Жок дегенде жылына бир жолу, же керек болсо, файлдарыңызды карап чыгууга бир аз убакыт бөлүшүңүз керек. Бул кароонун максаты-жарактан чыгарылуучу же балким сайттан тышкаркы сактоочу жайга көчүрүлө турган кагаздар же бүт папкалар бар же жок экенин чечүү. Эгерде бир нерсеге эч качан кайра муктаждык болбосо, анда аны ташташ керек. Эгерде сиз дайыма колдонууну күтпөгөн, бирок рекорд катары сактоо керек болгон нерсе болсо, анда аны сактоого жөнөтүшүңүз керек.
