Документ тапшыруу көбүнчө жумушта жана үйдө керектүү тапшырма болуп саналат. Эгерде сиз өтө узак убакытка документтерди өткөрүп жиберип койсоңуз, иретке келтирүү үчүн бир нече саат, атүгүл күн талап кылынган чоң кагазды чогулта аласыз. Кирүүчү почтаңызды башаламан кармаш үчүн, күн сайын алган кагаздарыңызды иреттеп алыңыз. Андан кийин, сиз үчүн иштей турган берүү системасын түзүңүз. Керек болгондо маанилүү документтерге оңой жетүү үчүн документтерди иреттөө үчүн тутумуңузду колдонуңуз!
Кадамдар
3 методу 1: Кагаздын күнүмдүк агымын иштетүү
Кадам 1. Документтерди иреттөөгө чейин кармоого борбордук кутуча түзүңүз
Борбордук кутуча-бул сиздин үстөлүңүзгө же почтаңызга күн сайын келип түшкөн бардык кагаздарды салып турган жер. Бул сизге ар бир нерсени иреттөөгө жана иштетүүгө убакыт болгонго чейин тартипти сактоого жардам берет.
- Сиз кичинекей картон кутучаны борбордук кутуңуз катары колдонсоңуз болот же бул үчүн атайын куту, себет же лоток алсаңыз болот.
- Кутучаны столдун бурчуна, алдыңкы эшигиңиздин жанындагы столдун үстүнө же көрүнүп турган башка жерге койгула, аны унутпаңыз.
Кадам 2. Күнүмдүк кутуча аркылуу өтүп, маанилүү нерселерди бөлүп коюңуз
Сиздин дароо көңүл бурууну талап кылган нерселерди издөө үчүн күнүнө бир жолу кутуңуздагы нерселерди караңыз. Бул жакында төлөнө турган мыйзам долбоорлорун, партия чакырууларын же убакыттын сезимтал формаларын камтышы мүмкүн. Бул нерселерди дароо кам көрүшүңүз үчүн четке коюңуз.
Сиз шашылыш нерселерди салуу үчүн биринчи кутуга караганда башка түстөгү экинчи кутуну алууну каалашыңыз мүмкүн. Мисалы, бул шашылыш нерселер экенин көрсөтүү үчүн кызыл кутучаны алсаңыз болот
Кадам 3. Файлды кутуга салып коюуну каалаган нерселерди коюңуз
Үчүнчү кутуну борбордук кутунун жана шашылыш кутучанын жанында сактаңыз. Муну сиз тапшыргыңыз келген нерселер үчүн чогултуу чекити катары колдонуңуз. Бул аларды тапшырууга даяр болгонго чейин аларды иретке келтирүүгө жардам берет.
Бул кутуча башка кутуларга караганда башка түстө экенин тактаңыз. Болбосо, кутучаларды аралаштырып алышыңыз мүмкүн
Кадам 4. Керексиз нерселерди кагаз таштанды челегине ыргытыңыз
Кутуңузга келген ар кандай керексиз почта же башка маанилүү эмес нерселер түз эле таштанды челегине түшүшү мүмкүн. Документтерди электен өткөрүп, кутудагы башаламандыкты сактоого жардам берүү үчүн дароо таштанды челегине жылдырганда бул нерселерди аныктаңыз.
- Башка кутучаларыңыз менен чаташтырбоо үчүн, таштанды челегиңизди жерге коюп коюңуз.
- Эгерде керексиз нерселердин биринде жеке маалымат камтылса, аларды жок кылардан мурун майдалаңыз.
3 методунун 2: берүү системасын тандоо
Кадам 1. Эгерде сизде башкаруу үчүн көп милдеттер болсо, ай сайын жана күнүмдүк файлды белгилеңиз
Бул Tickler берүү системасы катары белгилүү жана бул күн сайын эмне кылуу керектигин көзөмөлдөөнүн эң сонун жолу. Ар бир ай үчүн файл папкасын жана айдын ар бир күнү үчүн папканы белгилеңиз. Андан кийин, файлдарды файлдарга киргизиңиз. Даталарды алар боюнча иштөө үчүн керек болгон даталарга ылайык жазыңыз.
Мисалы, 23 -сентябрда эсепти төлөө керек болсо, анда эсепти ошол күнгө папкага салыңыз
Кадам 2. Маанилүү документтерди колдо кармоо үчүн папкаларды алфавиттик тартипте түзүңүз
Алфавит боюнча берүү жеке адамдар, ишканалар же субъекттер үчүн файлдарды табуу үчүн пайдалуу. Бул идеалдуу болушу мүмкүн, эгерде сизде кардарлар көп болсо жана сиз ар биринде файлды сактоону кааласаңыз же үйүңүздүн файлдарын башкаруунун жөнөкөй жолун кааласаңыз.
- Биринчилердин фамилиясын "Джонс, Сюзан" же "Уотсон, Дэвид" сыяктуу файл этикеткаларына коюңуз.
- Компаниянын аталышы боюнча тапшырууда "The", "A" жана "An" сыяктуу сөздөрдү этибарга албаңыз. Мисалы, эгерде сиздин бизнесиңиз "Торт кудайы" деп аталган кардарыңыз болсо, анда "Торт" "С" боюнча жазыңыз жана тапшырууда "Т" ичиндеги "Т" белгисин этибарга албаңыз.
Кадам 3. Кыска мөөнөттүү берүү муктаждыктары үчүн сандык берүү системасын тандаңыз
Эгерде сизде кыска мөөнөттүү долбоор бар болсо, анда сиз эсепке алууну кааласаңыз, анда сандык берүү системасы эң жакшы иштеши мүмкүн. Бул ар бир документке номерди ыйгарып, аны санына жараша бергенде. Бирок, кайсы документ кайсы санга дал келгенин көзөмөлдөп турушуңуз керек экенин эстен чыгарбаңыз, мисалы, электрондук жадыбал аркылуу.
- Мисалы, сиз 14 -мартта алган бардык нерселериңизди 1 деп белгиленген папкага, андан кийин 21 -мартка чейинки бардык нерселерди 2 деп белгиленген файлга ж.б.
- Дагы бир вариант - файлдарды датасы боюнча белгилөө жана аларды хронологиялык тартипте уюштуруу. Мисалы, 2018 -жылдын 2 -майында алынган нерселер 5/2/2018 деп аталган файлда сакталышы мүмкүн.
Кадам 4. Файлдарыңызды тез жана оңой табуу үчүн түс коду
Файлдарыңыздын ар бир категориясына түс белгилеңиз. Бул файлдардын категориясын бир караганда табууга жардам берет.
- Мисалы, медициналык төлөмдөр үчүн кызыл, салык үчүн көк, камсыздандыруу үчүн жашыл түстү колдонуңуз.
- Сандык же алфавиттик файлдарды түстүү коддоо үчүн, 1-25 же A-G жашыл, 25-50 же H-M кызгылт, 50-75 же N-R сары кылуу сыяктуу сандык же алфавиттик диапазонго түс бериңиз.
Кадам 5. Файл папкасына кошумча тиешелүү маалыматты кошуңуз
Файлдын мазмунун сүрөттөө үчүн кошумча маалыматты кошуу же талап кылынган кандайдыр бир иш -аракет файл берүү системаңызды эффективдүү кылууга жардам берет. Бул үчүн, төмөнкү нерселердин 1 же бир нечесин кошууну кааласаңыз болот:
- Файлдын номери же аты
- Файлдын аталышы
- Файл ачылган жана жабылган күн
- Бөлүмдүн же команданын аталышы
- Компьютердин рекорддук номери
- Таштандыларды таштоо күнү жана ыкмасы
3 методу 3: документтерди файлдарга уюштуруу
Кадам 1. Эң акыркы документти файлдын үстүнө коюңуз
Буга жардам берүү үчүн документте көрсөтүлгөн күндү колдонуңуз. Документтериңизди берүүгө даяр болгондон кийин жана берүү тутумуңузду орноткондон кийин, сиз файлдарды файлдарга жайгаштыра баштасаңыз болот. Дайыма ар бир файлдын эң акыркы документтерин үстүндө сактап турууну унутпаңыз, андыктан аларга кирүү оңой болот.
Мисалы, эгерде сизде үй ээсинин камсыздандыруусу боюнча файл болсо, анда сиз төлөнгөн үйдүн камсыздандыруусунун эң акыркы рекордун файлдын үстүнө коюуну каалайт элеңиз
Кадам 2. Тиркемелерди алар тиешелүү документтер менен сактаңыз
Эгерде сизде башка документ менен бирге сакталууга тийиш болгон тиешелүү квитанциялар же башка документтер болсо, аларды ошол файлда чогуу сактоону унутпаңыз. Документтин артына тиркемелерди степлерге чаптап же кагазга чаптап коюуну каалашыңыз мүмкүн.
Мисалы, эгерде сизде электр кубаты үчүн төлөнгөндүгү тууралуу дүмүрчөк бар болсо, аны шилтеме кылуу үчүн аны эсеп артына бекиңиз
3 -кадам. Чоң документтерди өзүнчө конверттерге салыңыз
Сиз бул конверттерди алар менен байланышкан файлдардын артына бере аласыз. Конверттин алдыңкы бетине мазмунун сүрөттөмөсүн киргизүүнү унутпаңыз. Бул файлдарыңыздагы башаламандыкты жоюуга жана файл тутумуңуздун эффективдүүлүгүн жогорулатууга жардам берет.
Мисалы, сизде иштеп жаткан долбоордун чиймелери бар болсо, сиз аларды чоң конвертке салып койсоңуз болот
Кадам 4. Документтин түпнускасын берүү жана анын бардык көчүрмөлөрүн жок кылуу
Дубликаттарды тапшырбоо, файлдарыңыздан бир нерсе издеп жатканда башаламандыкты болтурбоого жардам берет. Эгерде сиз кайталанган нерселерге туш болсоңуз, анда аларды жок кылыңыз жана документтин түпнускасын гана бериңиз.
Эгерде сиз кайсы документтин түп нускасы экенин билбесеңиз, анда сизде түпнуска бар экенине ишенүү үчүн эки нерсени тең тапшырууңуз керек болот. Бирок, муну көп жасабоого аракет кылыңыз, антпесе файлдарыңыз бат эле толуп калат
Кеңештер
- Эгерде сиз бир нерсени тапшыруу же кайра иштетүү керек экенин билбесеңиз, аны 30 күн бою сактап, анан кайра баалаңыз.
- Маанилүү эмес документтерди сканерлөө-бул кагаздагы башаламандыкты тазалоонун дагы бир жакшы жолу, керек болсо документтеги маалыматты сактап калуу.
